Kaip efektyviai organizuoti darbo užduotis Klaipėdos verslininkams: praktinis vadovas naudojant užduočių dėžutės metodą
Kodėl Klaipėdos verslininkams reikia tvarkos darbe
Klaipėda – miestas, kuris kvėpuoja verslu. Uostas, logistika, tarptautinė prekyba, IT startuoliai, turizmo paslaugos – visa tai kuria unikalią verslo aplinką, kur tempas kartais būna tiesiog įkvepiantis, o kartais – tiesiog pritrenkiantis. Žinau ne vieną verslininką, kuris ryte atėjęs į biurą jau turi dvidešimt skambučių, trisdešimt el. laiškų ir dar tiek pat „skubių” reikalų, kurie kažkaip atsirado per naktį.
Problema ta, kad daugelis mūsų vis dar dirba pagal principą „kas pirmiau šaukia, tas pirmiau gauna dėmesį”. O tai – tiesiausias kelias į chaosą. Jūs galite turėti puikų produktą, motyvuotą komandą ir lojalius klientus, bet jei kasdien skęstate užduočių jūroje, anksčiau ar vėliau pradėsite prarasti kontrolę. Ir ne, dar viena „to-do” programėlė telefone nėra sprendimas. Reikia sistemos, kuri veiktų ne tik jums, bet ir jūsų komandai.
Kas yra užduočių dėžutės metodas ir kodėl jis veikia
Užduočių dėžutės metodas – tai ne kažkoks naujas valdymo madas iš Silicio slėnio. Tai paprastas, bet neįtikėtinai efektyvus būdas suskirstyti visas darbo užduotis į keturias pagrindines kategorijas pagal du kriterijus: skubumą ir svarbą. Idėja kilo dar iš buvusio JAV prezidento Dwighto Eisenhowerio, kuris turėjo priimti šimtus sprendimų kasdien ir suprato, kad ne visi reikalai yra vienodai svarbūs.
Principas paprastas: kiekviena užduotis patenka į vieną iš keturių dėžučių. Pirma dėžutė – svarbu ir skubu (darykite nedelsiant). Antra – svarbu, bet neskubu (planuokite). Trečia – nesvarbu, bet skubu (deleguokite). Ketvirta – nei svarbu, nei skubu (ištrinkite arba atidėkite neribotam laikui).
Kodėl tai veikia? Nes privertė jus sustoti ir pagalvoti. Daugelis Klaipėdos verslininių, su kuriais teko bendrauti, prisipažįsta, kad didžiausias jų iššūkis – ne užduočių atlikimas, o jų prioritetizavimas. Kai viskas atrodo svarbu, nieko nėra svarbu. Užduočių dėžutės metodas verčia užduoti sau klausimą: „Ar tai tikrai padės man pasiekti verslo tikslų?”
Kaip praktiškai pritaikyti metodą savo versle
Gerai, teorija skamba puikiai, bet kaip tai įgyvendinti realiame gyvenime, kai jūsų telefonas skamba, klientai laukia, o darbuotojai klausia, ką daryti toliau? Pradėkite nuo ryto ritualo. Taip, žinau, skamba kaip dar vienas patarimas iš motyvacinio seminarų, bet pasiklausykite.
Kiekvieną rytą, prieš įsijungdami kompiuterį ar atidarydami el. paštą, pasiimkite popieriaus lapą arba atidarykite tuščią dokumentą. Užrašykite visas užduotis, kurios jūsų laukia šiandien. Visas. Net tas, kurios atrodo smulkmenos. Tada pradėkite jas skirstyti.
Svarbu ir skubu – tai krizės, skubūs klientų reikalavimai, terminai, kurie baigiasi šiandien. Pavyzdžiui, jei esate logistikos įmonės vadovas ir konteineris stovi uoste, o dokumentai nepatvirtinti – tai patenka čia. Bet būkite sąžiningi su savimi: tikrai tai skubu? Tikrai tai svarbu? Dažnai mes patys sau sukuriame „gaisrus”, kurie iš tikrųjų tokie nėra.
Svarbu, bet neskubu – čia turėtų būti didžioji dalis jūsų dėmesio. Strateginis planavimas, santykių su svarbiais klientais puoselėjimas, naujų produktų kūrimas, komandos mokymai. Tai užduotys, kurios tikrai veža jūsų verslą į priekį, bet jos neturi degančio termino. Problema ta, kad dažniausiai būtent šios užduotys ir lieka nepadarytos, nes „nėra laiko”. O paskui stebimės, kodėl verslas nestovi vietoje.
Nesvarbu, bet skubu – telefoninis skambutis, kuris galėtų palaukti, susirinkimas, kuriame jūsų nebūtina dalyvauti, el. laiškas, į kurį gali atsakyti jūsų kolega. Klaipėdos verslo aplinkoje, kur daugelis įmonių dar gana mažos ir savininkas dažnai yra ir direktorius, ir pardavėjas, ir kartais net kurjeris, ši kategorija būna perpildyta. Mokykitės deleguoti. Jei neturite kam deleguoti – galbūt laikas pagalvoti apie komandos plėtrą.
Nei svarbu, nei skubu – socialinių tinklų naršymas darbo metu, beprasmiai susirinkimai „dėl susirinkimo”, perteklinė dokumentacija, kuri niekam nereikalinga. Būkite žiaurūs šiai kategorijai. Kiekviena valanda, praleista čia, yra valanda, pavogta iš tikrai svarbių dalykų.
Skaitmeniškumas ar popierius – ką rinktis
Klaipėdoje matau visokių požiūrių. Vieni verslininkai prisiekia Trello, Asana ar Monday.com. Kiti turi milžinišką baltą lentą biure su spalvotais lipniais lapeliais. Dar kiti – užrašų knygutę, kurioje ranka užsirašo viską.
Tiesą sakant, nesvarbu. Rimtai. Svarbu ne įrankis, o sistema. Aš pažįstu labai sėkmingą restoranas verslininkę Klaipėdoje, kuri valdo tris įstaigas ir viską tvarko paprastu Excel failu. Ir aš pažįstu IT startuolio vadovą, kuris naudoja sudėtingą projektų valdymo sistemą su integacijomis ir automatizacijomis. Abu sėkmingi, nes abu turi sistemą.
Jei dirbate komandoje ir jums reikia bendradarbiavimo – skaitmeniniai įrankiai tikriausiai bus efektyvesni. Jei esate solo verslininkas ar turite labai mažą komandą – galbūt paprasta užrašų knygelė bus visiškai pakankama. Svarbiausia, kad sistema būtų paprasta naudoti ir kad jūs tikrai ją naudotumėte kasdien.
Vienas praktinis patarimas: pradėkite paprastai. Nepirkite sudėtingos programinės įrangos už šimtus eurų per mėnesį, kol neišbandėte pagrindinio principo. Google Sheets ar net paprastas popieriaus lapas puikiai tinka pradžiai. Kai sistema taps įpročiu, tada galėsite investuoti į sudėtingesnius sprendimus.
Delegavimas – Klaipėdos verslininko geriausias draugas
Štai kur daugelis Klaipėdos verslininių suklumpa. Mes esame pratę viską daryti patys. Uostamiesčio mentalitetas – „jei nori, kad būtų gerai padaryta, daryk pats”. Bet tai – greitas kelias į perdegimą ir verslo stagnaciją.
Kai naudojate užduočių dėžutės metodą, trečioji kategorija (nesvarbu, bet skubu) tampa jūsų delegavimo sąrašu. Bet delegavimas – tai ne tiesiog užduoties numėtymas ant kito žmogaus stalo. Tai procesas, kuris reikalauja laiko ir pastangų pradžioje, bet atsipirksta šimteriopai.
Pirmiausia, identifikuokite užduotis, kurios tikrai nereikalauja jūsų asmeninio dalyvavimo. Ar tikrai jūs turite atsakinėti į kiekvieną el. laišką? Ar tikrai jūs turite dalyvauti kiekviename susirinkime su tiekėjais? Ar tikrai jūs turite tvirtinti kiekvieną sąskaitą?
Antra, raskite žmones, kuriems galite pasitikėti. Tai gali būti jūsų darbuotojai, laisvai samdomi specialistai, ar net šeimos nariai, jei tai nedidelis verslas. Klaipėdoje yra nemažai talentingų žmonių, kurie ieško galimybių įgyti patirties ir prisiimti atsakomybę.
Trečia, investuokite laiką į mokymą. Taip, pradžioje užtruks ilgiau nei padarytumėte patys. Bet po kelių kartų tas žmogus galės atlikti užduotį be jūsų įsikišimo, ir jūs laimėsite valandas savo laiko kiekvieną savaitę.
Ketvirta, leiskite žmonėms klysti. Tai sunkiausia dalis. Bet jei nuolat perimsite užduotis atgal, kai kas nors eina ne taip, niekas niekada neišmoks dirbti savarankiškai.
Kaip įtraukti komandą į sistemą
Jei dirbate ne vienas, užduočių dėžutės metodas tampa dar galingesnis, kai jį naudoja visa komanda. Bet čia iškyla iššūkis – kaip įtikinti žmones pakeisti savo darbo įpročius?
Pradėkite nuo savęs. Parodykite, kaip sistema veikia jums asmeniškai. Žmonės labiau linkę priimti pokyčius, kai mato konkrečius rezultatus, o ne tik girdi apie teoriją. Pasidalinkite savo patirtimi komandos susirinkime: „Žiūrėkite, anksčiau dirbau iki dešimtos vakaro ir vis tiek nespėdavau visko. Dabar naudoju šitą metodą ir išeinu šeštą, o nuveikiu daugiau.”
Organizuokite trumpą mokymą. Ne keturių valandų seminarą, o gal valandos trukmės praktinę sesiją, kur kiekvienas komandos narys gali išbandyti metodą su savo realiomis užduotimis. Padėkite jiems suskirstyti jų užduotis į keturias kategorijas. Dažnai žmonės patys nustemba, kiek laiko jie švaisto dalykams, kurie nei svarbu, nei skubu.
Sukurkite bendrą kalbą. Kai visas komanda supranta, ką reiškia „tai pirmos dėžutės užduotis” arba „gal galime tai perkelti į antrą dėžutę”, komunikacija tampa efektyvesnė. Nebereikia ilgų diskusijų apie prioritetus – turite aiškią sistemą, kuri padeda priimti sprendimus.
Reguliariai peržiūrėkite prioritetus kartu. Galbūt kartą per savaitę, trumpame susirinkime, peržiūrėkite, kas yra kiekvieno dėžutėje. Tai padeda užtikrinti, kad visi dirba link tų pačių tikslų ir kad svarbios užduotys nepamirštos.
Tipinės klaidos ir kaip jų išvengti
Po kelių metų stebint, kaip Klaipėdos verslininkai taiko šį metodą, pastebėjau keletą pasikartojančių klaidų. Pirmoji ir dažniausia – viskas patenka į „svarbu ir skubu” kategoriją. Jei kiekvieną dieną turite dešimt „gaisrų”, kuriuos reikia gesinti, problema ne užduotyse – problema jūsų verslo procesuose. Tai signalas, kad reikia sustoti ir permąstyti, kaip organizuojate darbą.
Antra klaida – „svarbu, bet neskubu” kategorija tampa amžinu atidėliojimų sąrašu. Tai tos užduotys, kurios tikrai svarbiausios jūsų verslo augimui, bet jos nuolat stumiamos į rytojų, nes „šiandien turiu susitvarkyti su skubiais dalykais”. Sprendimas? Blokuokite laiką kalendoriuje specifiškai antros dėžutės užduotims. Pavyzdžiui, kiekvieną antradienio rytą nuo devynių iki vienuolikos – tik strateginės užduotys. Jokių išimčių.
Trečia klaida – nedeleguojama dėl perfekcionizmo. „Niekas nepadarys taip gerai kaip aš” – girdėjau šitą frazę šimtus kartų. Ir žinote ką? Dažnai tai tiesa. Bet ar tikrai reikia, kad kiekviena užduotis būtų padaryta 100% tobulai? Galbūt 80% kokybė yra visiškai priimtina daugeliui dalykų, o jūsų laikas vertingesnis kitur?
Ketvirta klaida – sistema naudojama tik krizės metu. Kai viskas gerai, grįžtame prie senų įpročių. Paskui vėl prasideda chaosas, ir vėl bandome įvesti sistemą. Užduočių dėžutės metodas veikia tik tada, kai jis tampa kasdieniu įpročiu, o ne priemone, kurią ištraukiate tik tada, kai viskas dega.
Kai sistema tampa gyvenimo būdu, o ne užduotimi
Po kelių mėnesių nuoseklaus užduočių dėžutės metodo taikymo, kažkas keista pradeda vykti. Sistema nustoja būti sistema. Ji tampa tiesiog tuo, kaip jūs galvojate apie darbą. Nebereikia sąmoningai sustoti ir pagalvoti: „Į kurią dėžutę tai patenka?” Jūsų smegenys pradeda automatiškai prioritetizuoti.
Pradeda keistis ne tik jūsų darbo efektyvumas, bet ir jūsų santykis su darbu. Kai žinote, kad dirbate ties teisingais dalykais, streso lygis krenta. Nebėra tos nuolatinės neaiškios baimės, kad kažką pamirštate ar darote ne tai, kas reikia. Galite ramiai išeiti iš biuro žinodami, kad šiandien padarėte tai, kas tikrai svarbu.
Klaipėdos verslo aplinka yra dinamiška ir kartais nenuspėjama. Uosto darbai, logistikos iššūkiai, sezoniniai svyravimai turizmo sektoriuje, tarptautinės rinkos pokyčiai – visa tai kuria nuolatinį spaudimą prisitaikyti ir reaguoti greitai. Bet būtent todėl tvarka ir sistema tampa dar svarbesnės. Kai aplinka chaotiška, jūsų vidinė darbo organizacija turi būti stabili.
Užduočių dėžutės metodas nėra stebuklingas sprendimas, kuris išspręs visas jūsų verslo problemas. Bet tai įrankis, kuris padės jums aiškiau matyti, kur eina jūsų laikas ir energija. O kai matote aiškiai, galite priimti geresnius sprendimus. Galite investuoti laiką į tai, kas tikrai veža jūsų verslą į priekį, o ne tik reaguoti į tai, kas šaukia garsiausiai.
Pradėkite rytoj. Ne kitą pirmadienį, ne po atostogų, ne „kai bus daugiau laiko”. Rytoj ryte, prieš įjungdami kompiuterį, pasiimkite lapą popieriaus ir išbandykite. Ką pralaimėsite? Penkiolika minučių. O ką galite laimėti? Galbūt visiškai naują požiūrį į tai, kaip dirbate ir gyvenate.
